Otázka č. 1: „Systém řízení umožňuje elektronické nahlížení do spisu, tisk kopií ze spisu, vyloučení části spisu z nahlížení, a to s nutností zabezpečení proti zápisu a změnám dokumentu včetně ochrany dat.“ – zde je myšleno interní nahlížení do spisu v rámci KFA, nebo umožnění nahlížení účastníkům řízení?

Otázka č. 2: „V Systému řízení jsou k dispozici prázdné dokumenty a centrálně spravované šablony pro přípravu dokumentů ve formátu MS Word verze 2010 a vyšší.“ Dají se centrálně spravované šablony chápat jako ekvivalent modře uvedených dokumentů v příloze č. 6 – Diagram řízení? Je tento výčet konečný a dá se chápat i jako seznam uživatelských funkcí Systému řízení?

Otázka č. 3: Jakým způsobem využije Systém řízení „prázdné dokumenty“ a k jakým uživatelským funkcím je přiřadí?

Otázka č. 4: „Systém řízení umožňuje řízený oběh dokumentů včetně schvalování dokumentů a evidence pokynů finančního arbitra nebo jiné osoby udělených v rámci řízení.“ Lze to chápat tak, že dokumenty vzniklé na základě šablon jsou před odesláním vždy někým schvalovány? Uvítali bychom kompletní seznam šablon (funkcí Systému řízení) s uvedením, kdo který dokument musí případně schválit.

Otázka č. 5: „V grafickém uživatelském rozhraní jsou seznatelné tyto okamžiky řízení - postup před zahájením řízení, zahájení řízení, shromažďování podkladů pro vydání rozhodnutí, rozhodnutí, opravné prostředky, uveřejnění rozhodnutí, soudní přezkum.“ Lze tyto okamžiky řízení použít jako „Stav řízení“ a následně dle tohoto stavu třídit a seskupovat agendu Karta sporu?

Otázka č. 6: Příloha č. 8 – Karta sporu – není vyplněná. Chápeme, že KFA nemůže zveřejnit skutečná data konkrétního sporu, ale Karta sporu obsahuje mnoho listů, kde bez příkladu konkrétního obsahu je těžké si domyslet zamýšlenou funkčnost. Bylo by možné vystavit nějaký příklad Karty sporu (např. s vymazanými daty o navrhovateli a instituci)?

Otázka č. 7: „Systém řízení umožňuje vytvářet statistiky, grafy, reporty (např. počet řízení, způsob ukončení řízení, průměrnou délku řízení). O průběhu řízení jsou automaticky generovány reporty – denní, týdenní, měsíční.“ Obsah těchto reportů je třeba detailněji analyzovat. Je obecně možné, že by tyto funkce byly dodány po vzájemné dohodě např. až v průběhu pilotního provozu?

Otázka č. 8: „Systém řízení podporuje předání platby k vymáhání.“ Bylo by možné toto zadání blíže specifikovat?

Otázka č. 9: „Do Systému řízení budou migrována data z řízení zahájených, ale v době jeho spuštění dosud neskončených.“ Jako podklad pro přípravu migrace dat bude sloužit Karta sporu? Pokud ano, požadujeme příklad reálných dat – viz bod 6).
Otázka č. 1: „Systém řízení umožňuje elektronické nahlížení do spisu, tisk kopií ze spisu, vyloučení části spisu z nahlížení, a to s nutností zabezpečení proti zápisu a změnám dokumentu včetně ochrany dat.“ – zde je myšleno interní nahlížení do spisu v rámci KFA, nebo umožnění nahlížení účastníkům řízení? Otázka č. 2: „V Systému řízení jsou k dispozici prázdné dokumenty a centrálně spravované šablony pro přípravu dokumentů ve formátu MS Word verze 2010 a vyšší.“ Dají se centrálně spravované šablony chápat jako ekvivalent modře uvedených dokumentů v příloze č. 6 – Diagram řízení? Je tento výčet konečný a dá se chápat i jako seznam uživatelských funkcí Systému řízení? Otázka č. 3: Jakým způsobem využije Systém řízení „prázdné dokumenty“ a k jakým uživatelským funkcím je přiřadí? Otázka č. 4: „Systém řízení umožňuje řízený oběh dokumentů včetně schvalování dokumentů a evidence pokynů finančního arbitra nebo jiné osoby udělených v rámci řízení.“ Lze to chápat tak, že dokumenty vzniklé na základě šablon jsou před odesláním vždy někým schvalovány? Uvítali bychom kompletní seznam šablon (funkcí Systému řízení) s uvedením, kdo který dokument musí případně schválit. Otázka č. 5: „V grafickém uživatelském rozhraní jsou seznatelné tyto okamžiky řízení - postup před zahájením řízení, zahájení řízení, shromažďování podkladů pro vydání rozhodnutí, rozhodnutí, opravné prostředky, uveřejnění rozhodnutí, soudní přezkum.“ Lze tyto okamžiky řízení použít jako „Stav řízení“ a následně dle tohoto stavu třídit a seskupovat agendu Karta sporu? Otázka č. 6: Příloha č. 8 – Karta sporu – není vyplněná. Chápeme, že KFA nemůže zveřejnit skutečná data konkrétního sporu, ale Karta sporu obsahuje mnoho listů, kde bez příkladu konkrétního obsahu je těžké si domyslet zamýšlenou funkčnost. Bylo by možné vystavit nějaký příklad Karty sporu (např. s vymazanými daty o navrhovateli a instituci)? Otázka č. 7: „Systém řízení umožňuje vytvářet statistiky, grafy, reporty (např. počet řízení, způsob ukončení řízení, průměrnou délku řízení). O průběhu řízení jsou automaticky generovány reporty – denní, týdenní, měsíční.“ Obsah těchto reportů je třeba detailněji analyzovat. Je obecně možné, že by tyto funkce byly dodány po vzájemné dohodě např. až v průběhu pilotního provozu? Otázka č. 8: „Systém řízení podporuje předání platby k vymáhání.“ Bylo by možné toto zadání blíže specifikovat? Otázka č. 9: „Do Systému řízení budou migrována data z řízení zahájených, ale v době jeho spuštění dosud neskončených.“ Jako podklad pro přípravu migrace dat bude sloužit Karta sporu? Pokud ano, požadujeme příklad reálných dat – viz bod 6).

Odpověď k otázce č. 1: Jedná se o funkcionalitu, která umožňuje elektronické nahlížení do spisu účastníkům řízení v souladu s § 38 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „správní řád“). Nahlížení bude probíhat na vyčleněném počítači Kanceláře finančního arbitra v jejích prostorách. Právě pro tuto situaci je explicitně požadována odpovídající úroveň zabezpečení proti zápisu a změnám dokumentu včetně ochrany dat.
Nahlížení do spisu interní bude řešeno v režimu uživatelských oprávnění.

Odpověď k otázce č. 2: Zadavatel do Přílohy č. 6 uvedl dokumenty aktuálně využívané v řízení a tyto dokumenty budou v Systému řízení zařazeny do databáze centrálně spravovaných šablon. Seznam dokumentů v Příloze č. 6 není konečný, avšak odpovídá v současnosti používaným šablonám v řízení. Každému modře uvedenému dokumentu v Příloze č. 6 odpovídá šablona. K některým úkonům v řízení může existovat i více různých šablon (zamítavé rozhodnutí, vyhovující rozhodnutí, částečně vyhovující rozhodnutí apod.). Kompletní seznam dokumentů – šablon není možné vytvořit, je dán postavením finančního arbitra jako specifického orgánu, který vede řízení podle zákona č. 229/2002 Sb., o finančním arbitrovi, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o finančním arbitrovi“) a správního řádu. Seznam šablon bude doplňován s ohledem na potřeby vzniklé v řízení a ustálenou praxi.

Odpověď k otázce č. 3: V Systému řízení má každý uživatel možnost výběru mezi „dokumentem – šablonou“ a „prázdným dokumentem“, který volí, pokud pro jeho úkon v rámci řízení není k dispozici šablona.

Odpověď k otázce č. 4: Ano, veškeré odesílané dokumenty musí být vždy schváleny. Kompletní seznam šablon (dokumentů) není možné vytvořit. Systém musí umožnit vkládat podle potřeby operativně na úrovni oprávněné osoby zadavatele další šablony.
Dokumenty schvaluje finanční arbitr, zástupce finančního arbitra nebo vedoucí oddělení. Workflow je popsáno v Příloze č. 1 zadávací dokumentace v části „Distribuce dokumentů“.

Odpověď k otázce č. 5: Jednotlivé fáze řízení (řízení v prvním stupni, řízení ve druhém stupni apod.) a okamžiky řízení (zahájení řízení, vydání rozhodnutí, nabytí právní moci apod.) vyplývají z procesní úpravy řízení v zákoně o finančním arbitrovi a ve správním řádu.
Karta sporu přiložená v Příloze č. 8 zadávací dokumentace slouží v současné době k zaznamenání informací vzniklých při vedení řízení. Je potřeba, aby Systém řízení dokázal každou jednotlivou informaci obsaženou v Kartě sporu zaznamenat.

Odpověď k otázce č. 6: Karta sporu přiložená v Příloze č. 8 zadávací dokumentace slouží v současné době k zaznamenání informací vzniklých při vedení řízení. Je potřeba, aby Systém řízení dokázal každou jednotlivou informaci obsaženou v Kartě sporu zaznamenat.
List č. 1 Základní údaje a obsah spisu – karta sporu.
List č. 2 Lhůty – výpočet lhůty.
List č. 3 Nesplněné lhůty – výpočet lhůty pomocný nástroj.
List č. 4 Procesní kroky - číselník
List č. 5 Pověřené osoby – číselník.
List č. 6 Lhůty data – číselník.
List č. 7 Zákl. údaje – číselník.
List č. 8 Instituce – číselník.
List č. 8 Zástupci – číselník.
List č. 9 Režim zákona – číselník.

Odpověď k otázce č. 7: Zadavatel požaduje funkcionalitu statistik, grafů a reportů minimálně v rozsahu výroční zprávy Kanceláře finančního arbitra za roky 2014 a 2015 (viz www.finarbitr.cz), doporučení Komise ze dne 12. 5. 2010 o používání harmonizované metodiky pro klasifikaci a hlášení stížností a dotazů spotřebitelů SEK (2010) 572 a dalších požadavků Evropské komise a evropských orgánů dohledu nad finančním trhem (European Banking Authority, European Securities and Markets Authority, European Insurance and Occupational Pensions Authority) nejpozději při zahájení zkušebního provozu.
V průběhu vývoje systému může dojít k rozšíření požadavků zadavatele na tvorbu statistik, grafů a reportů podle aktuální potřeby.

Odpověď k otázce č. 8: Finanční arbitr v řízení ukládá a vybírá pokuty. Finanční arbitr sleduje lhůtu pro zaplacení, není-li pokuta uhrazena ve stanovené lhůtě, předává finanční arbitr neuhrazené pokuty k vymáhání Celní správě.
Uživatel v Systému řízení na základě evidovaných údajů a předdefinované šablony vytvoří dokument, který je následně odeslán Celní správě.

Odpověď k otázce č. 9: Předmětem migrace dat bude u probíhajících řízení celý spis ve smyslu § 17 správního řádu. Zadavatel nevylučuje využití Karty sporu k migraci dat, není to však výslovně požadováno. Zadavatel předpokládá, že dodavatel provede analýzu stávajícího způsobu vedení spisů a navrhne nejvhodnější postup migrace.Odpověď k otázce č. 1: Jedná se o funkcionalitu, která umožňuje elektronické nahlížení do spisu účastníkům řízení v souladu s § 38 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „správní řád“). Nahlížení bude probíhat na vyčleněném počítači Kanceláře finančního arbitra v jejích prostorách. Právě pro tuto situaci je explicitně požadována odpovídající úroveň zabezpečení proti zápisu a změnám dokumentu včetně ochrany dat. Nahlížení do spisu interní bude řešeno v režimu uživatelských oprávnění. Odpověď k otázce č. 2: Zadavatel do Přílohy č. 6 uvedl dokumenty aktuálně využívané v řízení a tyto dokumenty budou v Systému řízení zařazeny do databáze centrálně spravovaných šablon. Seznam dokumentů v Příloze č. 6 není konečný, avšak odpovídá v současnosti používaným šablonám v řízení. Každému modře uvedenému dokumentu v Příloze č. 6 odpovídá šablona. K některým úkonům v řízení může existovat i více různých šablon (zamítavé rozhodnutí, vyhovující rozhodnutí, částečně vyhovující rozhodnutí apod.). Kompletní seznam dokumentů – šablon není možné vytvořit, je dán postavením finančního arbitra jako specifického orgánu, který vede řízení podle zákona č. 229/2002 Sb., o finančním arbitrovi, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o finančním arbitrovi“) a správního řádu. Seznam šablon bude doplňován s ohledem na potřeby vzniklé v řízení a ustálenou praxi. Odpověď k otázce č. 3: V Systému řízení má každý uživatel možnost výběru mezi „dokumentem – šablonou“ a „prázdným dokumentem“, který volí, pokud pro jeho úkon v rámci řízení není k dispozici šablona. Odpověď k otázce č. 4: Ano, veškeré odesílané dokumenty musí být vždy schváleny. Kompletní seznam šablon (dokumentů) není možné vytvořit. Systém musí umožnit vkládat podle potřeby operativně na úrovni oprávněné osoby zadavatele další šablony. Dokumenty schvaluje finanční arbitr, zástupce finančního arbitra nebo vedoucí oddělení. Workflow je popsáno v Příloze č. 1 zadávací dokumentace v části „Distribuce dokumentů“. Odpověď k otázce č. 5: Jednotlivé fáze řízení (řízení v prvním stupni, řízení ve druhém stupni apod.) a okamžiky řízení (zahájení řízení, vydání rozhodnutí, nabytí právní moci apod.) vyplývají z procesní úpravy řízení v zákoně o finančním arbitrovi a ve správním řádu. Karta sporu přiložená v Příloze č. 8 zadávací dokumentace slouží v současné době k zaznamenání informací vzniklých při vedení řízení. Je potřeba, aby Systém řízení dokázal každou jednotlivou informaci obsaženou v Kartě sporu zaznamenat. Odpověď k otázce č. 6: Karta sporu přiložená v Příloze č. 8 zadávací dokumentace slouží v současné době k zaznamenání informací vzniklých při vedení řízení. Je potřeba, aby Systém řízení dokázal každou jednotlivou informaci obsaženou v Kartě sporu zaznamenat. List č. 1 Základní údaje a obsah spisu – karta sporu. List č. 2 Lhůty – výpočet lhůty. List č. 3 Nesplněné lhůty – výpočet lhůty pomocný nástroj. List č. 4 Procesní kroky - číselník List č. 5 Pověřené osoby – číselník. List č. 6 Lhůty data – číselník. List č. 7 Zákl. údaje – číselník. List č. 8 Instituce – číselník. List č. 8 Zástupci – číselník. List č. 9 Režim zákona – číselník. Odpověď k otázce č. 7: Zadavatel požaduje funkcionalitu statistik, grafů a reportů minimálně v rozsahu výroční zprávy Kanceláře finančního arbitra za roky 2014 a 2015 (viz www.finarbitr.cz), doporučení Komise ze dne 12. 5. 2010 o používání harmonizované metodiky pro klasifikaci a hlášení stížností a dotazů spotřebitelů SEK (2010) 572 a dalších požadavků Evropské komise a evropských orgánů dohledu nad finančním trhem (European Banking Authority, European Securities and Markets Authority, European Insurance and Occupational Pensions Authority) nejpozději při zahájení zkušebního provozu. V průběhu vývoje systému může dojít k rozšíření požadavků zadavatele na tvorbu statistik, grafů a reportů podle aktuální potřeby. Odpověď k otázce č. 8: Finanční arbitr v řízení ukládá a vybírá pokuty. Finanční arbitr sleduje lhůtu pro zaplacení, není-li pokuta uhrazena ve stanovené lhůtě, předává finanční arbitr neuhrazené pokuty k vymáhání Celní správě. Uživatel v Systému řízení na základě evidovaných údajů a předdefinované šablony vytvoří dokument, který je následně odeslán Celní správě. Odpověď k otázce č. 9: Předmětem migrace dat bude u probíhajících řízení celý spis ve smyslu § 17 správního řádu. Zadavatel nevylučuje využití Karty sporu k migraci dat, není to však výslovně požadováno. Zadavatel předpokládá, že dodavatel provede analýzu stávajícího způsobu vedení spisů a navrhne nejvhodnější postup migrace.