V nabídce a ve smlouvě musí být uveden konkrétní výrobce a typ nabízeného zboží.
Splnění požadovaných parametrů musí být doloženo odkazem na veřejně přístupnou dokumentaci výrobku nebo formou přílohy vložené do elektronického tržiště.
Naskenovaná kopie uchazečem podepsané smlouvy bude vložena do elektronického tržiště jako příloha. Smlouva musí být podepsána statutárním zástupcem uchazeče nebo jinou osobou oprávněnou za uchazeče jednat (doklad prokazující toto oprávnění musí být součástí nabídky), v případě uchazeče - fyzické osoby touto osobou. Pokud bude u vítězné nabídky některý z těchto dokladů nepodepsán nebo bude nabídka vykazovat jiné formální nedostatky, a nedodá-li uchazeč do pěti kalendářních dnů od výzvy k nápravě doklady se všemi požadovanými náležitostmi, bude jeho nabídka považována za neplatnou.
Zadavatel si vyhrazuje právo zrušit zadávací řízení, pokud
a) nebudou ve stanovené lhůtě podány žádné nabídky, nebo
b) nebudou ve stanovené lhůtě podány žádné nabídky splňující požadavky zadavatele na předmět plnění zakázky, resp. budou všechny nabídky vyřazeny, nebo
c) budou zjištěny vážné nesrovnalosti nebo chyby v zadávací dokumentaci, nebo
d) odmítne uzavřít smlouvu i třetí uchazeč v pořadí, s nímž by bylo možné ji uzavřít, nebo
e) se v průběhu zadávacího řízení vyskytnou důvody zvláštního zřetele, pro které nelze na zadavateli požadovat, aby v zadávacím řízení pokračoval, nebo
f) vybraný uchazeč, popřípadě uchazeč druhý v pořadí, odmítne uzavřít smlouvu nebo neposkytne zadavateli k jejímu uzavření dostatečnou součinnost, tj. pokud nereaguje listinně ani elektronicky na výzvy zadavatele ve lhůtě 5 dní od dne odeslání oznámení o výsledku zadávacího řízení.
Zadavatel si vyhrazuje právo uveřejnit oznámení o výběru nejvhodnější nabídky a případné oznámení o vyřazení nabídky do 5 pracovních dnů od příslušného rozhodnutí na elektronickém tržišti GEMIN.
Zadavatel nepřipouští podání variantních nabídek.
Zadavatel nehradí náklady na účast v zadávacím řízení.
Zadavatel akceptuje i nabídky od uchazečů, kteří nebyli výslovně vyzváni k podání nabídky.
Související služby, které nejsou uvedené v zadávací dokumentaci a v návrhu smlouvy, jako např. instalace a začlenění do stávající infrastruktury, nejsou požadovány. Zadavatel je zajistí vlastními silami, resp. ve spolupráci se smluvním partnerem zajišťujícím servisní služby pro systém serverů, diskových polí a zálohovacích zařízení v centrále zadavatele.
Média pro páskovou knihovnu nejsou požadována, budou zajištěna z běžných provozních finančních prostředků prostřednictvím centrálních nákupů Ministerstva vnitra České republiky.
V souladu s ustanovením § 18 odst. 5 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, není tato veřejná zakázka malého rozsahu zadávána podle zákona o veřejných zakázkách.
Zakázka je spolufinancovaná z Evropského fondu pro regionální rozvoj v rámci operačního programu přeshraniční spolupráce Cíl 3 Česká republika - Svobodný stát Bavorsko 2007–2013, registrační číslo projektu je 288, název projektu je „Česko-bavorský archivní průvodce“.